経営分析
会計（税理士）と連携し、収益・費用の収支バランスを分解。診療報酬・自費の構成、コスト構造を見直し、 「どこを伸ばし、どこを締めるか」を数値で可視化します。
- KPI設計（患者数・単価・再診率・キャッシュフロー 等）
- 月次レビュー（外来/部門/医師/曜日別の実績可視化）
- PL改善（売上構成・固定費/変動費の見直し・改善テーマ特定）
- 保険/自費ポートフォリオ設計・粗利改善シミュレーション
事務長代行とは、クリニックに必要な事務長機能を、外部の専門人材が継続的に支援するサービスです。
CTMの事務長代行は、院長と現場の状況を確認し、優先すべき課題を整理したうえで、院内スタッフや関係者と連携して改善を進める支援です。経営管理、人事・採用、組織づくり、業務改善などの中から、必要な支援範囲を相談して決めます。
CTMの事務長代行とは
CTMの事務長代行は、課題を分析して改善案を提示するだけのサービスではありません。
院長が実現したい医療やクリニックの方向性を確認したうえで、現場の状況を把握し、スタッフや外部の専門家、関係業者などと連携しながら、必要な施策を実行します。
クリニックの課題は、人事、採用、業務改善、組織づくり、経営管理などが相互に関係していることも少なくありません。CTMでは、クリニック全体を俯瞰して課題を整理し、優先順位を付け、現場に合った方法で継続的な改善を進めます。
院長の考えを現場へ伝え、現場の状況を院長へ届ける橋渡し役として、経営と現場の両面からクリニック運営を支援します。
Service
人事労務支援
採用から評価・定着までの人事サイクルを現場運用と両輪で整えます。労務リスクを抑えつつ人件費と労働時間を最適化。
- 採用設計（求人票・面接設計・評価基準の明確化）
- 勤怠/シフト体制の是正・就業規則/手当設計の見直し
- 評価制度の運用・賃金テーブル設計・1on1導入
- 人手不足/欠員時の業務再配分・応援体制設計
業務フロー改善
受付〜診療〜会計までの導線・帳票・オペレーションを見直し、スタッフ負担を軽減。患者さまにもわかりやすい導線に最適化します。
- 受付/会計のタイムスタディ・滞留箇所の特定
- 問診票/帳票の再設計・電子化・テンプレート整備
- レイアウト/導線最適化（院内サイン・動線設計）
- マニュアル/チェックリストの整備と定着支援
マーケティング戦略
地域特性と競合状況を分析し、来院につながる導線を設計。メッセージ・見せ方を統一し、Web/院内/紹介を連動させます。
- ブランド設計（トーン&ビジュアル/コピー/院内掲示）
- Web導線（HP/SEO・MEO・SNS・投稿運用）
- 院内導線（パンフ/掲示/サイン/説明スライド）
- 紹介スキームの設計（紹介カード/説明トーク整備）
このようなクリニックに適しています
事務長代行が必要かどうかは、クリニックの規模だけでは決まりません。院長が抱えている業務や組織の状況、今後目指す方向によって、必要な支援は異なります。
- 院長が診療以外の業務を抱え、診療や経営判断に十分な時間を確保できない
- 採用や人材定着に課題があり、院内だけでは改善が進まない
- スタッフが増え、情報共有や役割分担が難しくなっている
- 現場業務が属人化し、特定の職員に負担が集中している
- 業務改善を進めたいが、課題の整理や方向付け、進行管理を担う人がいない
- 常勤事務長の採用までは考えていないが、事務長機能が必要
- 現在の事務長や管理者を支援・統括する立場が必要
支援の進め方
現状のヒアリング
院長が抱えている課題、今後実現したいこと、現在の組織体制や業務状況を確認します。
現場状況の把握
院内の業務、スタッフの役割、情報共有の方法、既存のルールなどを確認します。
課題と優先順位の整理
経営、人事、組織、業務などの課題を整理し、優先して取り組む内容を明確にします。
改善の方向付けと実行支援
院長やスタッフ、外部専門家、関係業者などと連携し、役割分担を整理しながら必要な改善を進めます。
継続的な確認と改善
進捗や実施後の状況を確認し、必要に応じて支援内容や運用方法を見直します。
よくあるご質問
Q．医療経営コンサルティングと事務長代行の違いは何ですか？
A．医療経営コンサルティングは、経営分析をもとに、売上改善、増患、集患などの経営施策を検討・提案する支援が中心です。
一方、事務長代行は、院長を支える事務方の責任者として、人事・採用、組織運営、業務改善、院内調整など、クリニック運営に必要な実務を支援します。
CTMでは、経営面の分析や提案だけで終わらず、院長とスタッフの間に入り、課題の整理、役割分担、関係者との調整、進捗管理などを行いながら、施策が現場で実行されるよう支援します。
Q．常勤の事務長がいるクリニックでも依頼できますか？
A．はい。既存の事務長や管理者がいる場合でも、課題の整理、施策の方向付け、進捗管理、複数施設の統括などを支援できます。
現場の事務長が日常の実務を担い、CTMが院長・経営側の方針を現場に合わせて整理しながら、事務長への指示、調整、運営支援を行う形にも対応します。
Q．事務長業務の一部だけを依頼できますか？
A．はい。クリニックの課題や現在の体制に応じて、必要な業務に範囲を絞って支援することも可能です。
人事・採用、組織運営、業務改善、行政対応、集患支援などから、優先して取り組む内容を整理し、支援範囲を設定します。
Q．CTMが院内の実務をすべて代行するのでしょうか？
A．すべての実務をCTMが代行するわけではありません。
日常的な院内業務はスタッフが担い、CTMは院長やスタッフと役割を分担しながら、課題の整理、改善の方向付け、業務設計、関係者との調整、進捗管理などを行います。必要な業務については、実務面も含めて個別に支援します。
Q．事務長代行が必要か分からない段階でも相談できますか？
A．はい。現在の課題や組織体制を確認し、事務長代行が適しているか、どのような支援が必要かを整理します。
常勤事務長の採用、院内での役割分担、外部支援の活用なども含め、クリニックの状況に合った体制を検討します。ご相談時点で契約を前提とするものではありません。
事務長代行が必要か分からない段階でもご相談ください
現在抱えている課題や院内の体制をお伺いし、必要な支援内容を整理します。
事務長代行の利用を前提とせず、クリニックの状況に合った進め方をご提案します。
無料相談・お問い合わせ