事務長代行を選ぶ前に、院長が確認したい3つのこと

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クリニックの打ち合わせ空間を表現した画像

「事務長を置きたいが、常勤採用までは決められない」「外部に頼んだら、院内の仕事はどう変わるのか」。そんなとき、事務長代行は選択肢の一つになります。ただし、同じ名前のサービスでも、引き受ける仕事や現場への関わり方は異なります。

事務長代行とは、クリニックの事務長が担う業務の一部を、外部の担当者が契約で定めた範囲で支える方法です。相談前には、次の3点を確認しておくと、提案内容を比較しやすくなります。

依頼前に確認したい3つのこと
比較する項目確認する質問
業務範囲「最初に何を担当し、何は対象外ですか？」
現場への関わり方「訪問時と訪問のない日に、誰が何をしますか？」
院内との役割分担「院長とスタッフには、どの仕事を残しますか？」

業務範囲：最初に何を任せたいか

「経営全般の支援」だけでは、実際の作業は分かりません。採用が進まない、スタッフ間の役割が曖昧、業務改善が止まっているなど、まず困っている場面を一つか二つ挙げます。そのうえで、求人票の作成、会議の進行、課題の整理など、どの仕事を誰が行うのかを確認しましょう。対象外の業務も聞いておくと、開始後の行き違いを減らせます。

現場への関わり方：訪問回数の先を見る

訪問回数が同じでも、助言が中心の支援と、院内の会議やスタッフとの調整まで関わる支援では中身が違います。訪問時に誰と話し、何を決め、次回までに誰が動くのか。訪問のない日の連絡方法とあわせて確認します。「何回訪問するか」だけでなく、「訪問後に何が進むか」を比べることが大切です。

役割分担：院長とスタッフの仕事はどう変わるか

外部の担当者が入っても、診療や最終的な経営判断を代わりに行うわけではありません。院内に管理者がいる場合は、その人が続ける仕事と外部に任せる仕事を分けます。スタッフが相談先に迷わないよう、誰が提案し、誰が決め、誰が院内へ伝えるかを明確にしておきましょう。

事務長代行を選ぶ際は、料金だけで判断せず、業務範囲・現場への関わり方・役割分担を同じ条件で比べることが出発点です。まだ依頼する仕事が決まっていなければ、現在困っている場面を書き出すところから始めてみてください。